Fakturagrunnlag rett til Tripletex og Fiken.
Fullførte oppdrag og timer blir et fakturagrunnlag i Virkr. Dere godkjenner det og sender det til Tripletex eller Fiken. Fakturaen kontrolleres og sendes i regnskapssystemet.
Vi tar en kort prat og setter opp Virkr for dere før prøveperioden starter.
Fra fullført oppdrag til grunnlag i regnskapet
Ingenting sendes av seg selv. Dere lager grunnlaget, kontrollerer det og velger når det skal over.
Registrer arbeidet
Den ansatte kontrollerer faktisk tidsbruk når oppdraget fullføres. Feltet er forhåndsutfylt med beregnet tid når den finnes. Kontoret lager deretter en ordre under Fakturering og en timeliste under Timelister.
Godkjenn grunnlaget
Ordren og timelisten starter som utkast. Dere godkjenner når linjene stemmer. Senere endringer i oppdrag oppdaterer ikke et godkjent grunnlag av seg selv.
Send når dere er klare
Dere har én aktiv integrasjon, Tripletex eller Fiken. Sending skjer når dere klikker send på godkjent grunnlag. Virkr oppretter ikke en ferdig faktura og sender ingenting til kunden.
Fullfør i regnskapet
Fakturagrunnlag til Tripletex blir en kladdeordre. I Fiken blir det et fakturautkast. Derfra kontrollerer og sender dere fakturaen selv.
Kladdeordre, timer og lønn
Integrasjonen med Tripletex bruker et ansatt-token. Det er API-tilgang, ikke innlogging med OAuth.
- Koble til
- Under Innstillinger → Moduler → Integrasjoner slår dere på Aktiver regnskapsintegrasjon og velger Tripletex. I Tripletex lages nøkkelen på en egen integrasjonsbruker eller kontakt, under API-tilgang, og knyttes til programmet Virkr. Lim inn nøkkelen i Ansatt-token og test tilkoblingen. Virkr viser hvilket selskap som er koblet til. Nøkkelen kan bare det eieren kan.
- Kunder
- Begge veier, når dere ber om det. En kunde kan opprettes i Tripletex, eller hentes derfra. På kundesiden kan dere importere kunder. Samme kundenummer kobles, og allerede koblede kunder hoppes over. Det er ingen løpende synkronisering.
- Prosjekter
- Fra Tripletex til Virkr. Prosjekter importeres når prosjektintegrasjonen står på. Virkr oppretter ikke prosjekter i Tripletex, og endrer ikke navn eller status der. Kjør importen på nytt når noe er endret. Lukkede prosjekter deaktiveres i Virkr. Prosjektet må tilhøre en kunde som allerede er koblet. Et importert Fastpris-prosjekt har ett engangsbeløp fra Tripletex. Det blir ikke et månedlig honorar. Uten prosjektmodul kan prosjektintegrasjonen slås av, og ordren sendes uten Tripletex-prosjekt.
- Fakturagrunnlag
- Fra Virkr til Tripletex, når dere sender. En godkjent ordre sendes med Send til Tripletex og blir en kladdeordre. Det opprettes ikke en ferdig eller utsendt faktura. Kunden må være koblet. Innstillingen Priser inkluderer MVA på kundetypen styrer hvordan prisene sendes, og Tripletex beregner MVA. Linjer på flere prosjekter blir én ordre per prosjekt. Et lukket prosjekt stopper sendingen. Vanlig sending kjøres ikke på nytt, og den gamle ordren slettes ikke i Tripletex.
- Timer
- Fra Virkr til Tripletex, når dere sender. Godkjente timelister kan sendes som timeføringer. Bare faktiske timer fra fullførte oppdrag følger med. Kansellerte linjer og fravær sendes ikke, og overtid blir ikke en egen timeføring. Den ansatte må kobles til en ansatt som allerede finnes i Tripletex. Virkr oppretter ikke den ansatte, og heller ikke aktiviteten. På et koblet prosjekt må den ansatte kunne føre timer den datoen. Hvis Tripletex ikke godtar den ansatte, prosjektet eller aktiviteten, sendes ingen timer, og de blir liggende i Virkr. Samme timeliste på nytt lager ikke doble føringer.
Lønnsgrunnlag er et reelt bilag
I stedet for timeføringer kan dere velge Lønnsgrunnlag. Det oppretter et lønnsbilag i Tripletex, ikke et utkast. Virkr ber om bekreftelse før sending. Flere godkjente timelister i samme måned blir én lønnstransaksjon, med én lønnsslipp per ansatt. Arbeidede timer og eventuelt overtidstillegg føres på lønnsartene dere har valgt. Lønnsgrunnlaget har ikke prosjekt. Tripletex lager skattetrekket. Dere bekrefter ikke skattekortet i Virkr. Fiken har ikke lønnsgrunnlag.
Fakturautkast og timer
Integrasjonen med Fiken bruker innlogging og godkjenning hos Fiken. Dere limer ikke inn en API-nøkkel.
- Koble til
- Slå på Aktiver regnskapsintegrasjon, velg Fiken og klikk Koble til Fiken. Logg inn og godkjenn tilgangen. Statusen skal stå som tilkoblet. Fiken-brukeren må ha tilgang til nøyaktig ett selskap.
- Kunder
- Begge veier, når dere ber om det. En kunde kan opprettes i Fiken, eller hentes derfra. Fiken tildeler kundenummeret. Import fra kundesiden kobler samme kundenummer og hopper over kunder som allerede er koblet. Det er ingen løpende synkronisering.
- Prosjekter
- Fra Fiken til Virkr. Har dere tilleggstjenesten Prosjekt, kan prosjekter importeres. Virkr oppretter ikke prosjekter i Fiken. Ny import oppdaterer og deaktiverer prosjekter som er fullført der. Prosjektet må tilhøre en koblet kunde. Et fullført prosjekt stopper sendingen. Uten tilleggstjenesten slår dere av prosjektintegrasjonen, og fakturautkastet sendes uten Fiken-prosjekt.
- Fakturagrunnlag
- Fra Virkr til Fiken, når dere sender. En godkjent ordre sendes med Send til Fiken og blir et fakturautkast. Virkr oppretter ikke en ferdig faktura og sender ingenting til kunden. MVA-status leses fra Fiken ved sending. MVA-registrerte selskaper får høy sats. Selskaper som ikke er MVA-registrert, får linjer uten MVA. Innstillingen Priser inkluderer MVA på kundetypen avgjør om MVA trekkes ut av prisen før sending. Flere prosjekter blir ett utkast per prosjekt. Vanlig sending kjøres ikke på nytt, og det gamle utkastet slettes ikke i Fiken.
- Timer
- Fra Virkr til Fiken, når dere sender. Godkjente timer til Fiken sendes som timeføringer. Bare faktiske timer fra fullførte oppdrag følger med. Personen må være en timebruker som allerede finnes i Fiken. Virkr oppretter ikke timebrukeren. Den generelle timelisteaktiviteten brukes også på timer med prosjekt, og Virkr oppretter ikke aktiviteten. Et fullført eller slettet prosjekt avvises, og ingen timer sendes. En timeføring som allerede er fakturert i Fiken kan ikke endres. Da avvises hele sendingen. Fiken har ikke Tripletex sin sjekk per ansatt og dato.
Ingen lønn i Fiken
Fiken har timeføringer, ikke lønnsgrunnlag. Virkr oppretter ikke et lønnsbilag der.
Koble til før dere sender
Oppsettet ligger i Virkr. Dere velger ett av systemene.
Velg system
Gå til Innstillinger → Moduler → Integrasjoner. Slå på Aktiver regnskapsintegrasjon og velg Tripletex eller Fiken.
Koble til
Tripletex: lim inn ansatt-tokenet og test tilkoblingen. Fiken: logg inn og godkjenn tilgangen. Se oppsettet for Tripletex og oppsettet for Fiken.
Koble kunder og prosjekter
Opprett eller importer kunder. Importer prosjekter hvis dere bruker dem i regnskapssystemet. Uten prosjektmodul kan dere slå av prosjektintegrasjonen.
Koble dem som skal ha timer
Skal timer sendes, koble hver ressurs til en ansatt i Tripletex eller en timebruker i Fiken. Velg timelisteaktivitet. Virkr oppretter verken personen eller aktiviteten.
Godkjenn og send
Godkjenn ordren eller timelisten, send, og fullfør fakturaen i Tripletex eller Fiken. Ordren og timelisten er to sendinger. Den ene følger ikke automatisk med den andre.
Det som oftest må avklares
Kan vi beholde Tripletex eller Fiken?
Ja. Virkr brukes til planlegging, timer og fakturagrunnlag. Fakturaen lages og sendes i regnskapssystemet. Dere kobler til ett system om gangen.
Blir fakturaen sendt til kunden automatisk?
Nei. Tripletex får en kladdeordre. Fiken får et fakturautkast. Dere åpner dokumentet i regnskapssystemet, kontrollerer det og sender fakturaen derfra. Virkr sender ingenting til kunden.
Synkroniseres kunder og prosjekter av seg selv?
Nei. Kunder opprettes eller importeres når dere ber om det. Prosjekter importeres fra Tripletex eller Fiken, og Virkr oppretter dem ikke der. En ny import oppdaterer det som er endret. Det kjører ingen løpende synkronisering.
Kan timer sendes til både Tripletex og Fiken?
Ja, til det systemet som er koblet til, når timelisten er godkjent. Bare faktiske timer fra fullførte oppdrag sendes. Personen må allerede finnes som ansatt i Tripletex eller timebruker i Fiken. Lønnsgrunnlag finnes bare for Tripletex, og det oppretter et reelt lønnsbilag.
Hva skjer hvis prosjektet er lukket?
Et lukket Tripletex-prosjekt eller et fullført Fiken-prosjekt stopper sendingen. Grunnlaget blir liggende i Virkr. Bruker dere ikke prosjekter i regnskapssystemet, kan prosjektintegrasjonen slås av. Dokumentet sendes da uten prosjekt.
Send et fakturagrunnlag fra deres egne timer
Fortell oss kort hvordan dere fakturerer i dag. Vi hjelper dere i gang, så dere kan prøve utsending til Tripletex eller Fiken.